Kaizen: cos'è il metodo e come applicarlo

Hai un obiettivo che ti resta fermo a metà? Il kaizen parte da un gesto più piccolo di quello che stai rimandando. La parola giapponese 改善 (kaizen) è fatta di due kanji: kai, il cambiamento, e zen, il meglio. Insieme indicano un cambiamento in meglio, ripetuto nel tempo, nel lavoro e anche nelle abitudini di casa.

Masaaki Imai, nel libro del 1986 con cui questo nome è arrivato ai manager occidentali, lo descrive come un miglioramento che continua nella vita di tutti i giorni, in famiglia, nei rapporti e al lavoro. In azienda partecipano sia chi dirige sia chi esegue il compito.

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Come è nato il metodo kaizen?

Imai è nato a Tokyo nel 1930. La pratica che il suo libro del 1986 racconta, Kaizen: The Key to Japan's Competitive Success, si era formata prima, nelle fabbriche giapponesi del dopoguerra, in particolare alla Toyota.

Il sistema interno si chiama Creative Idea Suggestion System, il sistema di proposte creative. È attivo da più di settant'anni e ha accumulato 50 milioni di proposte. Toyota Times racconta un esempio minimo, quello di spostare un cestino per non doverci girare intorno. Un responsabile dello stabilimento di Honsha dice di aver preso sul serio anche quello spostamento, perché un no secco convince la persona a non proporne un altro.

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A cosa serve esattamente il Kaizen?

In fabbrica il bersaglio è misurabile: meno attesa, meno pezzi da rifare, meno materiale fermo, e un passaggio chiaro per chi arriva dopo di te. Le proposte che Toyota raccoglie stanno, nella grande maggioranza, su una scala ridotta: spostare un oggetto, accorciare un tragitto, togliere un gesto inutile. Il sistema serve anche a far crescere persone che continuano a guardare il proprio lavoro.

Fuori dalla linea scegli un attrito che ti riguarda. Può essere la ricerca delle chiavi ogni mattina, un passaggio del lavoro in cui aspetti sempre la stessa persona, o il piano della cucina che si riempie prima di cena. Ne basta uno: lo guardi mentre succede e sposti una sola cosa.

Principi e concetti del Kaizen

Una frase che accompagna il metodo dice: oggi meglio di ieri, domani meglio di oggi. Accanto alla frase ci sono abitudini che si possono controllare. Si guarda il lavoro lì dove succede, e Toyota chiama genchi-genbutsu questo controllo fatto sul banco o sulla linea. La proposta riceve una risposta. Il cambiamento che regge diventa lo standard, così chi viene dopo può ripetere il passaggio.

I 5S mettono ordine nello spazio di lavoro. Si insegnano in questa sequenza, perché ogni passo prepara il successivo:

• Seiri (整理): distingui ciò che serve da ciò che non serve e togli il superfluo;
• Seiton (整頓): ogni cosa che resta ha un posto, e ci torna;
• Seiso (清掃): pulisci e, mentre pulisci, controlli che nulla perda o si allenti;
• Seiketsu (清潔): tieni fermo l'ordine e la pulizia già ottenuti, così il giorno dopo il banco è ancora a posto;
• Shitsuke (躾): continui a farlo anche quando nessuno te lo ricorda la mattina.

Per una proposta in fabbrica, Toyota descrive ancora questa sequenza: annoti un problema del lavoro quotidiano, ne cerchi la causa, prepari un'idea, la provi e controlli il risultato, poi la registri. Se l'idea si blocca, ne parli con il responsabile, che viene a vedere prima di valutarla.

A casa o in un ufficio piccolo i passi si accorciano:

1. Annota un intoppo che si ripete.
2. Guardalo mentre succede.
3. Prova un solo cambiamento.
4. Confronta con il modo di prima: tempo, errori, fatica.
5. Se il cambiamento regge, quello diventa lo standard. Se resta scomodo, torni al primo punto con un altro intoppo.

Nel 2023 le persone degli stabilimenti Toyota hanno mandato circa 810.000 proposte, 14,4 a testa tra il personale tecnico di impianto. Per domani il giro è questo: un intoppo annotato, un cambiamento provato, uno standard tenuto.