Non importa se vuoi solo organizzare al meglio il tuo tempo o gestire una grande azienda, il metodo Kanban può aiutarti ad essere efficiente e ad utilizzare il tuo tempo e le tue risorse nel miglior modo possibile.
Abbiamo tra le mani uno strumento che può aiutarci non solo a gestire meglio i nostri compiti, ma che ci fornirà anche chiarezza su cosa fare e valuterà quanto bene lo facciamo.
Tutti possiamo beneficiare di questo strumento organizzativo. Ma come è nato Kanban? Quali sono i tuoi principi? Come funziona? E perché dovresti applicare questo metodo? Questo articolo risponderà a queste domande.
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Qual è l'origine del metodo Kanban?
Ha avuto origine alla fine degli anni '40, durante questo periodo Toyota stava attraversando una crisi finanziaria ed era sull'orlo del fallimento, quando l'azienda ha implementato un sistema di produzione che mirava a produrre secondo la domanda dei clienti e identificare eventuali carenze di materiale all'interno del linea di produzione.
Taiichi Ohno è considerato il padre del sistema Kanban. Nasce come un semplice sistema di pianificazione, il cui obiettivo era controllare e gestire in modo ottimale il lavoro e le scorte in tutte le fasi della produzione.
Uno dei motivi principali per lo sviluppo di Kanban è stata l'inadeguata produttività ed efficienza di Toyota rispetto alle società americane rivali. Con Kanban, il Toyota ha ottenuto un sistema di controllo della produzione più flessibile ed efficiente che ha aumentato la produttività riducendo al contempo l'inventario ad alta intensità di costi di materie prime, semilavorati e prodotti finiti.
L'ingegnere Microsoft David J. Anderson in seguito si rese conto che il metodo Kanban sviluppato da Toyota poteva diventare un processo applicabile a qualsiasi tipo di azienda che bisogno di organizzazione. Il suo primo libro su Kanban – “Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business”, pubblicato nel 2010, è la definizione più completa del metodo Kanban per il lavoro sulla conoscenza.
Quali sono i principi del Kanban?
Vedi sotto alcuni dei principi del metodo Kanban:
inizia con quello che fai adesso
Kanban deve essere applicato direttamente al flusso di lavoro corrente. Eventuali modifiche necessarie possono verificarsi gradualmente per un periodo di tempo a un ritmo con cui il team si sente a proprio agio, senza interrompere ciò che è già stato fatto con successo. Nel tempo il metodo evidenzierà i problemi che devono essere affrontati e aiuterà a valutare e pianificare i cambiamenti.
Il metodo ti consentirà di introdurlo in modo incrementale in tutti i tipi di organizzazioni senza timore di un impegno eccessivo o di uno scontro di abitudini, poiché non è necessario apportare cambiamenti radicali dall'inizio.
Accetta di cercare un cambiamento incrementale ed evolutivo
Kanban incoraggerà piccoli cambiamenti evolutivi aggiuntivi e in corso al processo attuale. La ragione di ciò è che i cambiamenti radicali finiscono per scoraggiare la squadra perché possono portare alla resistenza per paura del cambiamento.
Rispettare il processo, i ruoli e le responsabilità attuali
L'implementazione di Kanban non richiede un cambiamento nei ruoli e nelle responsabilità del team. Inoltre, non richiede un cambiamento immediato nel processo. Starà al team decidere quali ruoli andrebbero bene nel tuo processo e quando dovrebbe essere apportata una modifica al tuo processo.
Ciò consente ai team di tenere traccia facilmente delle modifiche poiché sono più gestibili e meno intimidatorie. Come accennato in precedenza, Kanban è stato progettato per promuovere e incoraggiare cambiamenti incrementali e logici senza generare paura del cambiamento.
Incoraggiare atti di leadership a tutti i livelli
Kanban incoraggerà ogni membro del team a esporre idee e condurre iniziative per migliorare i processi, oltre a migliorare i loro modi di lavorare e i loro prodotti e servizi.
Questo ci ricorda che la leadership deriva da piccole iniziative che prendiamo durante la nostra vita quotidiana. È dovere di tutti promuovere il miglioramento continuo del team e dei processi per ottenere prestazioni ottimali sia nella tua azienda, nel dipartimento o nella tua vita personale.
Come funziona il metodo Kanban?
Il metodo Kanban utilizza carte su una scheda di processo che può essere fisica o digitale, il numero di schede in ogni fase è uguale alla capacità appropriata per il progetto, la routine o il processo. Ogni carta rappresenta un singolo pezzo di lavoro che ha un inizio e uno stato finale. Lo scopo principale di rappresentare il lavoro come una scheda sulla lavagna Kanban è consentire ai membri del team di tenere traccia dell'avanzamento del lavoro attraverso il proprio flusso di lavoro in modo semplice.
Una scheda Kanban di base ha un flusso di lavoro in tre fasi: Da fare, In corso e Completato. Tuttavia, a seconda delle dimensioni, della struttura e degli obiettivi di un team, il flusso di lavoro può essere modificato per soddisfare le esigenze di qualsiasi team specifico.
Queste carte e dove si trovano sul tabellone fungono da meccanismo di segnalazione, che indicherà quando iniziare una nuova attività. La squadra può iniziare a lavorare su un nuovo oggetto solo una volta che uno slot è disponibile sul tabellone.
L'articolo è ancora a metà, ma raccomandiamo anche di leggere:
Perché dovresti usare Kanban?
Possiamo vedere di persona come una routine personale e un ambiente di lavoro chiaro e organizzato aiutano il nostro progresso lavorativo e la sua efficienza. Il metodo è di facile implementazione e non richiede modifiche radicali ai processi.
Uno dei maggiori vantaggi della metodologia Kanban è la capacità di migliorare continuamente il lavoro. Può essere utilizzato in qualsiasi ambiente di lavoro ed è ottimo in situazioni in cui il lavoro arriva in modo imprevedibile o quando si desidera distribuire il lavoro non appena è terminato, piuttosto che attendere altri elementi di lavoro.
