Kaizen: arti metode ini dan cara menerapkannya

Kaizen (改善) berasal dari kai, perubahan, dan zen, baik. Gabungan itu berarti perbaikan. Di pabrik Jepang, kata ini menamai kebiasaan mengubah cara kerja sedikit demi sedikit, oleh orang yang setiap hari menjalankan proses itu.

Masaaki Imai, lahir di Tokyo pada 1930, membawa rumusan itu ke luar Jepang. Ia mendirikan Kaizen Institute di Swiss pada 1985 dan menerbitkan Kaizen: The Key to Japan's Competitive Success pada 1986. Dalam rumusannya, kaizen berarti perbaikan yang terus berjalan di kehidupan pribadi, di rumah, dalam kehidupan sosial, dan di pekerjaan. Di tempat kerja, perbaikan itu melibatkan manajer dan pekerja sekaligus.

Bagaimana kaizen muncul di pabrik Jepang?

Kaizen Institute menempatkan pengenalan resmi metode ini pada 1986, lewat buku Imai. Sebelumnya, pada 1950-an, ia bekerja di Japan Productivity Center di Amerika Serikat dan menemani eksekutif Jepang yang belajar dari pabrik di sana, pada masa ketika perusahaan Jepang menguatkan mutu dan daya saing. Pada 1980-an ia bekerja bersama Taiichi Ohno, insinyur yang menyusun Toyota Production System, untuk menyebarkan cara kerja Toyota. Tur gemba pertamanya pada 1981 membawa peserta langsung ke tempat kerja untuk melihat prosesnya. Imai meninggal pada 2023.

Jepang sudah menjadi negara industri sebelum perang. Sampai 2010 negara itu adalah ekonomi terbesar kedua menurut PDB nominal, lalu Tiongkok melewatinya. Data Kantor Kabinet untuk 2023 menempatkan PDB nominal Jepang di sekitar 4,2 triliun dolar AS, sementara Jerman berada di kisaran 4,4 sampai 4,5 triliun, sehingga Jepang turun ke urutan keempat. Perbandingan ini dihitung dalam dolar dan bergeser ketika yen melemah. Mutu cara kerja di lini diukur di tempat kerja itu sendiri, dari pemborosan, cacat, dan waktu. Latar industri Jepang dan Asia Timur dibahas di artikel Jepang dan Harimau Asia.

Untuk apa kaizen dipakai?

Di tempat kerja, ukuran yang mengikuti metode ini antara lain biaya, mutu, dan waktu yang hilang untuk mencari, menunggu, atau mengulang. Panduan 5S Kaizen Institute memasukkan keselamatan di antara hasil penataan: waktu mencari alat berkurang, dan penataan itu ikut mencegah kecelakaan.

Buku Gemba Kaizen, terbit pada 1997, menyebut pendekatan ini masuk akal dan berbiaya rendah. Mendekatkan alat yang dipakai setiap jam ke tangan operator, misalnya, selesai tanpa mesin baru. Karena hasilnya terlihat di area yang sama, operator dan mandor bisa membandingkan hari ini dengan kemarin di stasiun itu.

Rumusan Imai juga mencakup rumah dan kehidupan sehari-hari, dengan urutan yang sama. Alat masak yang kembali ke tempatnya setiap malam mengikuti logika seiton. Di rumah, ukurannya waktu mencari barang. Di pabrik, ukurannya cacat, waktu siklus, atau kecelakaan.

Prinsip kaizen dan urutan 5S

Kaizen Institute meringkas intinya dalam lima kebiasaan yang bisa dicek di area kerja:

• Pelanggan didahulukan, termasuk stasiun berikutnya yang menerima pekerjaan Anda.
• Aliran dijaga supaya orang tidak lama menunggu barang, dan barang tidak lama dicari.
• Gemba artinya melihat sendiri tempat terjadinya kerja sebelum memutuskan perubahan.
• Orang yang menjalankan proses itu mengusulkan dan mengerjakan perbaikannya.
• Masalah, hasil, dan status ide terlihat oleh orang lain di area yang sama.

Patokannya ada di proses yang sedang berjalan: satu langkah yang hari ini lebih lancar daripada kemarin, lalu tetap dijalankan besok di proses yang sama. Menunggu solusi yang sempurna menunda perbaikan yang sudah bisa dicoba hari ini.

5S sering dipasang lebih dulu karena pemborosan lebih mudah dilihat setelah tempat kerja tertata. Hiroyuki Hirano menyebarluaskan istilah 5S lewat bukunya pada 1995. Di Indonesia, lima langkah yang sama biasa disebut 5R:

• Seiri (整理), Ringkas: pisahkan yang dibutuhkan untuk pekerjaan hari ini dari yang tidak dibutuhkan. Barang yang statusnya belum jelas bisa diberi tanda dan dipindahkan ke area tunggu sampai ada keputusan.
• Seiton (整頓), Rapi: setiap barang yang tinggal punya tempat, dan tempat itu ditandai. Yang dipakai setiap jam diletakkan lebih dekat daripada yang dipakai sebulan sekali. Di stasiun perakitan, papan dengan siluet alat membuat alat yang belum kembali langsung terlihat.
• Seiso (清掃), Resik: bersihkan tempat dan peralatan sambil memeriksa. Di lantai yang bersih, genangan oli atau baut yang longgar tidak tertutup debu.
• Seiketsu (清潔), Rawat: buat standar visual agar tiga langkah sebelumnya bertahan. Foto kondisi normal, garis di lantai, atau label pada laci sudah cukup sebagai awal. Tanpa standar ini, ringkas dan rapi mudah kembali berantakan dalam beberapa minggu.
• Shitsuke (躾), Rajin: jalankan standar itu sampai menjadi kebiasaan, termasuk saat pengawas tidak ada di tempat. Audit singkat dan contoh dari pemimpin area membantu kebiasaan itu bertahan.

Seiso dan Seiketsu sering tertukar karena keduanya menyentuh kebersihan. Seiso adalah membersihkan sambil memeriksa. Seiketsu adalah standar yang membuat kondisi itu tetap sama pada shift berikutnya.

Cara mulai dari satu tempat

Cukup satu meja, satu laci, atau satu langkah di lini. Anda bisa menguji kaizen dengan urutan ini:

1. Catat cara kerja yang sekarang. Foto singkat sudah cukup sebagai pembanding.
2. Cari satu hambatan yang berulang: mencari alat, menunggu, mengulang pekerjaan, atau barang yang tidak terpakai.
3. Uji satu perubahan kecil yang bisa selesai hari ini.
4. Besok, lihat apakah hambatan itu berkurang.
5. Jika berkurang, tulis cara baru itu sebagai standar dan periksa lagi minggu depan di tempat yang sama.

Satu area yang bertahan seminggu lebih berguna daripada denah untuk seluruh gedung. Setelah standar di meja atau di lini itu tetap jalan, pindah ke area di sebelahnya. Jika hasilnya tidak lebih baik, kembalikan cara lama dan coba hambatan yang lain. Kaizen bertambah dari perubahan yang tetap dijalankan, satu area demi satu area.