Kaizen : origine de la méthode et comment l'appliquer

改善 se lit kaizen. Le premier caractère, kai, porte l'idée de changer ou de corriger. Le second, zen, porte l'idée de bon. Ensemble, le mot japonais veut dire amélioration. Dans un atelier, il désigne un geste plus étroit : un petit changement, proposé par les gens qui font le travail, puis noté comme nouvelle façon de faire.

On lui promet souvent plus que ce geste : davantage de productivité, moins de coûts, parfois une meilleure santé. Toyota, sur la page de son système de production, décrit une routine d'usine. Tous les employés pratiquent un kaizen quotidien, par petits pas, pour retirer le gaspillage et raccourcir le délai de livraison.

Le dessin sépare les deux caractères. Ses légendes sont en portugais : mudança pour le changement, para o melhor pour « pour le mieux », puis análise, melhoria et resultados pour l'analyse, l'amélioration et les résultats.

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D'où vient le kaizen ?

Le mot est plus ancien que la méthode enseignée aux managers. Un locuteur japonais peut dire 改善 pour une amélioration ordinaire, sans entrer dans une usine. Ce qui a voyagé, c'est l'usage industriel construit après 1945.

Chez Toyota, la routine s'appuie sur deux piliers. Le jidoka arrête le poste dès qu'une anomalie apparaît, pour ne pas laisser passer un défaut. Le juste-à-temps ne fabrique que ce qui est demandé, quand c'est demandé, dans la quantité demandée. Le kaizen du geste est le socle du jidoka : on rend d'abord le travail faisable à la main, on retire le muda (le gaspillage), le mura (l'irrégularité) et le muri (la surcharge), puis on peut confier le geste à une machine. Eiji Toyoda a fait tenir ces deux piliers. Taiichi Ohno, avec son appui, a posé le cadre du juste-à-temps. Dès 1896, le métier de Sakichi Toyoda s'arrêtait quand un fil cassait, et Kiichiro Toyoda défendait un flux où aucune pièce ne manque au montage.

Masaaki Imai est né à Tokyo en 1930. Dans les années 1980, il a travaillé avec Ohno pour faire connaître ce système hors du Japon. Le Kaizen Institute a été créé en Suisse en 1985. En 1986 est paru Kaizen: The Key to Japan's Competitive Success, le livre par lequel le mot entre dans le vocabulaire des managers occidentaux. Gemba Kaizen suit en 1997. Imai est mort en 2023. La chronologie publiée par l'institut place la présentation publique de la méthode en 1986. La page de Toyota rattache le système à Sakichi, à Kiichiro, à Eiji Toyoda et à Ohno, et elle décrit des améliorations quotidiennes tenues sur plusieurs générations.

À quoi sert le kaizen ?

Imai, dans la définition reprise par le Kaizen Institute, étend le mot hors de l'usine : une amélioration qui continue dans la vie personnelle, à la maison, dans la vie sociale et au travail. Au poste, la même définition demande que tout le monde y participe, dirigeants comme opérateurs.

L'objectif écrit par Toyota reste plus étroit. Rendre le travail plus facile. Retirer ce qui n'ajoute rien. Livrer un véhicule de qualité, à moindre coût, sans allonger l'attente. Une recherche d'outil, une attente ou une retouche compte comme du gaspillage, parce qu'elle allonge ce délai.

Quand le changement reste visible, on perd moins de temps à chercher une pièce, et un défaut apparaît plus tôt. La qualité du poste peut suivre, ainsi qu'une discussion plus nette entre les personnes qui y travaillent. Répéter le mot, sans toucher au geste, laisse le poste comme il était.

Le classement économique du Japon ne se calcule pas sur ce geste. Attribuer au kaizen un passage « de zéro » vers les premières économies du monde mélange l'atelier et le produit intérieur brut d'un pays. La montée industrielle d'après-guerre a d'autres causes, que l'on suit dans le Japon et les tigres asiatiques.

Principes, 5S et comment l'appliquer

Le Kaizen Institute résume cinq principes. Chacun se vérifie sur un poste.

• Connaître celui qui reçoit le travail, le client ou le poste suivant.
• Laisser le flux avancer, avec moins d'attentes, de recherches et de retouches.
• Aller au gemba, l'endroit réel où le travail se fait, avant de décider.
• Laisser les gens du poste proposer et faire le changement, avec le temps nécessaire.
• Rendre visibles le problème, le résultat et l'état de chaque idée.

La formule « aujourd'hui mieux qu'hier, demain mieux qu'aujourd'hui » circule avec le mot. Elle dit le rythme. Elle ne remplace pas une façon de faire écrite : sans la méthode actuelle notée quelque part, personne ne peut dire ce qui a changé.

Les 5S organisent le poste pour qu'un écart se voie tout de suite. On trie d'abord, on range ensuite, et on ne fige l'habitude qu'une fois ces gestes en place. Ranger avant d'avoir trié remet l'inutile à une place.

• Seiri (整理) : trier. Séparer ce qui sert au travail de ce qui encombre, et sortir l'inutile.
• Seiton (整頓) : ranger. Chaque objet utile a une place, proche quand on s'en sert souvent, marquée pour qu'une absence se voie.
• Seiso (清掃) : nettoyer, et regarder en nettoyant. Une fuite ou une vis desserrée apparaît pendant le coup de chiffon.
• Seiketsu (清潔) : le mot désigne la propreté. Dans la suite, cette étape garde le tri, le rangement et le nettoyage comme habitude du poste, avec une photo ou un repère, pour que le lendemain ne revienne pas au désordre.
• Shitsuke (躾) : tenir cette habitude sans qu'on doive la redemander à chaque prise de poste.

Le cycle tient en six étapes.

1. Choisir une tâche que vous répétez, et un écart précis.
2. Regarder comment elle se fait, sur place.
3. Essayer un seul changement, petit et réversible.
4. Le laisser tourner le temps d'un essai.
5. Comparer avec la façon d'avant : délai, défaut, fatigue, temps passé à chercher.
6. Si le gain tient, l'écrire. Cette note devient la façon de faire, jusqu'au prochain écart.

Beaucoup de modes d'emploi demandent, à la troisième étape, une solution idéale. Ici, l'essai compare une petite variante au geste actuel. Redessiner toute une ligne demande d'autres moyens, un budget et un autre calendrier.

Pour appliquer le kaizen, partez d'une tâche, d'un geste et d'une note. Si vous ne pouvez pas montrer la différence entre hier et aujourd'hui, la note manque encore. Les 5S et le passage au gemba servent à voir cette différence. La participation de tout le monde, celle qu'Imai demande au poste, sert à ce que cette façon de faire ne reste pas dans une seule tête.