Kaizen: qué es el método y cómo aplicarlo

Kaizen (改善) nombra un cambio que deja las cosas mejor de lo que estaban. Kai es cambio y zen es mejor. En el trabajo, el método sirve para ajustar un puesto un poco cada día, con la gente que está ahí. Si un objetivo se te escapa, elige una traba pequeña, prueba un ajuste y mira si esa traba baja, en vez de rehacer el plan entero.

Masaaki Imai explicó esa práctica al público occidental en 1986, en el libro Kaizen: The Key to Japan's Competitive Success. El Kaizen Institute, que él fundó, la describe como mejora continua en la vida personal, en casa, en la vida social y en el trabajo. En la empresa, la mejora reúne a quien dirige y a quien ejecuta la tarea.

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De dónde sale el método

El kanji ya era una palabra común del japonés. El método de gestión que hoy viaja con ese nombre se formó en la industria de posguerra, cuando las plantas reconstruían la producción. Imai nació en Tokio en 1930. En la década de 1950 trabajaba en el Centro de Productividad de Japón, en Estados Unidos, y acompañaba a ejecutivos japoneses que visitaban fábricas de ese país. En la década de 1980 colaboró con Taiichi Ohno para difundir el Sistema de Producción Toyota. El libro de 1986 ordenó esa práctica para quien la leía fuera de Japón.

En el taller, la costumbre venía de antes del libro. Las 5S, el orden del puesto que suele ir con el kaizen, se usaban en Toyota desde los años 60 para dejar el lugar más claro y más fácil de recorrer. Quien hace el trabajo señala el desperdicio: minutos buscando una herramienta, material que sobra, un defecto que vuelve. Eso pesa más que una frase colgada en la pared.

El tamaño de la economía japonesa se cuenta aparte. Después de la guerra hubo que reconstruir la industria. En 1968 Japón pasó a ser la segunda economía del mundo. China ocupó ese puesto en 2010. En febrero de 2024, la Oficina del Gabinete publicó el PIB nominal de 2023: 591,4 billones de yenes, un 5,7 % más que el año anterior. En dólares, con un yen medio de 140,5 por dólar, la cifra quedó en unos 4,2 billones, por detrás de los 4,4 billones de Alemania, y Japón pasó al cuarto lugar. Esas cifras describen el tamaño del país. El kaizen describe cómo se hace un trabajo concreto. El recorrido entre Japón y las economías vecinas está en Japón y los tigres asiáticos.

Para qué sirve en la empresa y fuera de ella

En la planta, el uso concreto es gastar menos tiempo y menos material en el mismo trabajo, y ver el fallo antes de que llegue al cliente. Quien está en el puesto ve el minuto perdido y la pieza que vuelve. De ahí salen menos piezas repetidas por un defecto, un estándar más claro y un lugar más seguro, porque un suelo lleno de cosas también es un riesgo.

La relación entre compañeros y el ánimo del equipo dependen de si ese cambio se habla en el lugar y de si el estándar nuevo se mantiene. Un cartel con la palabra kaizen no hace ese trabajo.

Fuera de la fábrica cabe la misma escala. Ordenar lo que usas cada día, dejar a la vista el próximo paso de un estudio o acortar una tarea que se repite entran en el método. Si el estorbo está en las horas, el criterio se parece al de administrar mejor el tiempo: mirar un tramo concreto.

A veces se dice que, si todos los brasileños siguieran esta cultura, el país avanzaría por su cuenta en economía, salud y educación. Lo que el método pide es más chico: un grupo, una traba visible y la costumbre de dejar escrito el ajuste que funcionó. Esa costumbre es la parte difícil, en Brasil y en una línea de montaje.

Principios, las 5S y una forma de probarlo

En los talleres de mejora circula una frase: hoy mejor que ayer, mañana mejor que hoy. Resume el ritmo. El Kaizen Institute añade indicaciones que se pueden cumplir el mismo día: conocer al cliente, ir al gemba, que es el lugar real donde ocurre el trabajo, hacer participar a quien ejecuta la tarea y hablar claro de lo que se ve ahí.

Las 5S ordenan ese lugar. El nombre sale de cinco palabras japonesas, y el orden importa porque cada paso deja el terreno del siguiente:

• Seiri (整理): separar lo necesario de lo que estorba y sacar esto último del puesto.
• Seiton (整頓): dar un sitio fijo a lo que se queda, de modo que se note enseguida si falta.
• Seiso (清掃): limpiar y, al limpiar, revisar si la máquina o la herramienta ya avisaba un fallo.
• Seiketsu (清潔): dejar por escrito cómo se mantienen las tres anteriores, para que el orden no dependa de la memoria de una sola persona.
• Shitsuke (躾): sostener el estándar. Si se abandona, el puesto vuelve al desorden en cuanto pasa la novedad.

Para probarlo en un solo proceso, sin esperar un rediseño completo, esta secuencia basta:

1. Elige un estorbo pequeño y repetido.
2. Ve al lugar donde ocurre y obsérvalo.
3. Anota cómo está ahora: minutos, errores o material que sobra.
4. Prueba un solo cambio.
5. Mira el resultado al cabo de unos días.
6. Si mejoró, deja esa forma como la habitual y busca el siguiente estorbo. Si no mejoró, vuelve atrás y prueba otro cambio.

El cierre de la prueba es ese estándar, el modo habitual que quedó escrito. Mañana el mismo puesto puede pedir otro ajuste, y ese ajuste sale de lo que anotaste en la prueba anterior.