Sertifikat kelayakan Jepang: apa itu dan siapa yang mengajukan

Bagi siapa pun yang berencana tinggal di Jepang lebih dari kunjungan singkat, sertifikat kelayakan perlu selesai sebelum berangkat.

Tetapi apa itu sertifikat dan apa yang diperlukan untuk mendapatkannya?

Daftar isi 3

Apa itu sertifikat kelayakan?

Sertifikat kelayakan, dalam bahasa Jepang 在留資格認定証明書 (Zairyu Shikaku Nintei Shomeisho), dikeluarkan oleh Badan Layanan Imigrasi Jepang, di bawah Kementerian Kehakiman. Dasarnya pasal 7-2 Undang-Undang Pengendalian Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi.

Sertifikat ini menunjukkan bahwa kegiatan yang akan Anda lakukan di Jepang sesuai dengan salah satu status tinggal. Kunjungan singkat dan status penduduk tetap berada di luar prosedur ini. Anda menyerahkan sertifikat saat meminta visa di perwakilan Jepang, lalu menunjukkannya lagi pada saat mendarat, supaya pemeriksaan visa dan pendaratan lebih ringkas.

Kedutaan Besar Jepang di Indonesia menjelaskan bahwa visa adalah rekomendasi untuk masuk. Keputusan akhir ada pada petugas imigrasi saat Anda mendarat. Perlu diingat bahwa dokumen ini tidak menjamin penerbitan visa secara otomatis.

Wisata singkat memakai jalur lain. Warga negara Indonesia pemegang e-paspor yang sudah registrasi pra-keberangkatan dapat tinggal sampai 15 hari untuk wisata, bisnis singkat, atau kunjungan keluarga, tanpa visa dan tanpa sertifikat kelayakan. Sejak 27 Maret 2023, registrasi daring itu dilakukan lewat JAVES. Untuk registrasi ini, bukti yang ditunjukkan adalah pemberitahuan di ponsel. Hasil cetak dan tangkapan layar dari pemberitahuan itu tidak diterima.

Begitu tujuan Anda bekerja, kuliah, pelatihan, atau tinggal lebih lama, visa khusus meminta sertifikat kelayakan. Penjelasan resminya ada di laman permohonan Badan Layanan Imigrasi.

Siapa yang mengajukan, dan berkas apa yang menyusul di Indonesia?

Pengajuan sertifikat dilakukan di Jepang. Konsulat Jenderal Jepang di Denpasar menulis bahwa Certificate of Eligibility hanya diajukan di kantor imigrasi di Jepang oleh sponsor atau penjamin yang berada di sana. Pertanyaan tentang isi berkas ditujukan ke Badan Layanan Imigrasi.

Di laman prosedur Badan Layanan Imigrasi, yang boleh menyerahkan formulir adalah orang yang akan masuk, bila ia sedang berada di Jepang, atau staf lembaga penerima, atau agen lain yang ditunjuk peraturan Kementerian Kehakiman. Pengacara atau gyosei (行政書士) yang sudah terdaftar di kantor imigrasi wilayah, dan juga wakil hukum, dapat mengantar berkas mewakili mereka, asalkan orang yang diwakili ada di Jepang. Gyosei adalah ahli administrasi yang mengurus dokumen izin.

Pada status pasangan atau keluarga, sponsornya adalah kerabat yang sudah tinggal di Jepang, sesuai status yang diminta. Pada status kerja atau kuliah, sponsornya perusahaan atau sekolah penerima. Berkas yang dikumpulkan di Jepang berubah menurut status itu. Ringkasan statusnya ada pada penjelasan jenis visa Jepang. Visa pekerja berketerampilan spesifik, atau tokutei ginou, punya halaman persyaratan sendiri di kedutaan.

Badan Layanan Imigrasi dan kantor imigrasi daerah tidak menerima formulir lewat pos. Loket buka pada hari kerja pukul 9.00 sampai 12.00 dan pukul 13.00 sampai 16.00. Untuk prosedur tertentu jamnya bisa bergeser, jadi tanyakan ke kantor yang mengurus tempat tinggal yang direncanakan atau lembaga penerima. Permohonan juga dapat masuk lewat sistem online imigrasi.

Sejak 17 Maret 2023, sertifikat dapat sampai lewat email dan diteruskan kepada Anda di Indonesia. Kertas tidak harus menempuh pos luar negeri. Pada saat visa atau pendaratan, email di ponsel, cetakan email, atau salinan kertas sisi depan dan belakang dapat dipakai, sesuai cara kantor penerima membaca berkas.

Setelah sertifikat terbit, visa diajukan di Indonesia menurut domisili. Di Jakarta, aplikasi masuk ke Japan Visa Application Center di Kuningan City, lantai 3, unit L3-75, dengan janji temu. Kedutaan Besar Jepang di Indonesia pada prinsipnya tidak melayani aplikasi visa. Wilayah lain mengikuti konsulat jenderal di Surabaya, Denpasar, atau Medan, atau kantor konsuler di Makassar. Permohonan hanya diproses di kantor yang sesuai yurisdiksinya.

Untuk visa khusus belajar, bekerja, pelatihan, atau menetap dalam jangka tertentu, laman kedutaan di Jakarta meminta paspor, formulir permohonan yang ditandatangani sesuai paspor, satu foto 4,5 cm × 3,5 cm yang diambil dalam enam bulan terakhir, latar polos, tanpa suntingan, dan jelas, fotokopi KTP, serta Certificate of Eligibility asli atau fotokopinya. Di Surabaya, daftar mereka memakai fotokopi atau cetakan COE digital. Di Denpasar, berkasnya menambah fotokopi kartu keluarga, satu fotokopi sertifikat, dan checklist. Petugas dapat meminta dokumen lain. Fotokopi dicetak di kertas A4.

Berapa lama, berapa biaya, dan sampai kapan sertifikat berlaku?

Standar pemrosesan yang ditulis Badan Layanan Imigrasi adalah 1 sampai 3 bulan. Lama pemeriksaan pada satu berkas mengikuti kategori status, hubungan keluarga, dan lama tinggal. Jika permohonan ditolak, laman prosedur ini tidak membuka jalur banding.

Pengajuan sertifikat kelayakan di kantor imigrasi gratis. Jika Anda lebih suka membayar profesional untuk menyelesaikan semua prosedur, ada biaya tambahan yang akan bervariasi tergantung pada setiap tempat, jumlah orang, dan lainnya.

Biaya visa dibayar di Indonesia dan terpisah dari sertifikat. Sejak 1 Juli 2026, kedutaan menetapkan visa sekali masuk Rp1.650.000, sebelumnya Rp330.000, dan visa berkali-kali Rp3.330.000, sebelumnya Rp660.000. Visa transit ditiadakan. Di bagian visa yang diumumkan kedutaan, pembayaran diterima tunai dengan uang pas. Japan Visa Application Center memungut biaya layanan sendiri di luar angka itu. Angka layanan dicek pada saat janji temu.

Sertifikat yang dibuat sejak 1 Agustus 2022 berlaku tiga bulan sejak tanggal pembuatan. Pemberitahuan Badan Layanan Imigrasi pada 22 Juni 2022 mengembalikan masa itu ke tiga bulan dan menutup perpanjangan masa berlaku yang dipakai pada masa COVID-19. Sertifikat membuktikan bahwa syarat masuk terpenuhi pada tanggal ia diterbitkan. Karena lembar yang sama ditunjukkan saat visa dan saat mendarat, pengajuan visa dan rencana masuk perlu selesai sebelum tiga bulan itu habis.

Proses pembuatan visa di Indonesia minimal lima hari kerja, terhitung setelah hari dokumen diterima. Berkas yang tidak lengkap tidak diproses. Setelah Anda sudah berada di Jepang, menambah masa tinggal diajukan tersendiri di imigrasi. Caranya dijelaskan pada perpanjangan masa tinggal.

Jangan menyelesaikan semuanya di menit terakhir. Bisa berakhir dengan masalah. Hitung mundur dari tanggal Anda ingin mendarat, karena pemeriksaan di Jepang, masa berlaku sertifikat, dan proses visa di Indonesia berjalan berurutan.