Inkan dan Hanko: Fungsi, Jenis, dan Cara Registrasi di Jepang

Inkan (印鑑) dan hanko (判子) adalah cap nama yang masih muncul dalam banyak urusan di Jepang. Keduanya sering diterjemahkan sebagai stempel atau cap tanda tangan, tetapi pemakaiannya tidak selalu sama. Dalam percakapan sehari-hari, orang kerap menyebut hanko; dalam urusan administrasi, kata inkan lebih sering muncul ketika cap tersebut didaftarkan atau dibuktikan secara resmi.

\n\n

Hal pentingnya bukan bahan cap, melainkan status dan tujuan pemakaiannya. Cap yang sama dapat menjadi jitsuin setelah didaftarkan di pemerintah kota, atau menjadi ginkō-in setelah dicatat oleh bank. Karena itu, sebelum membuat cap, tentukan lebih dahulu untuk urusan apa cap tersebut akan dipakai.

\n\n

\n\n

Daftar isi 9

Apa perbedaan inkan dan hanko?

\n\n

Hanko biasanya dipakai sebagai sebutan umum untuk cap yang dibubuhkan pada dokumen, tanda terima, atau formulir. Inkan dapat merujuk pada cap itu sendiri, tetapi juga dekat dengan konteks pendaftaran cap dan sertifikatnya. Dalam praktiknya, pemakaian istilah ini bisa tumpang tindih; jangan mengandalkan istilah saja untuk menilai apakah sebuah cap sah untuk urusan tertentu.

\n\n

Istilah lain yang mungkin ditemui adalah inshō (印章), sebutan formal untuk segel atau cap, dan inkan shōmeisho (印鑑証明書), yaitu sertifikat yang membuktikan cap terdaftar pada pemerintah kota. Sertifikat ini berbeda dari capnya: cap adalah alatnya, sedangkan sertifikat dipakai saat pihak lain perlu memeriksa pendaftaran cap tersebut.

\n\n

Tiga jenis cap yang perlu dikenal

\n\n

Jitsuin (実印): cap terdaftar

\n\n

Jitsuin adalah cap yang didaftarkan di pemerintah kota atau distrik tempat penduduk terdaftar. Cap ini dapat diperlukan bersama sertifikat pendaftaran untuk urusan penting, misalnya transaksi properti, pendaftaran kendaraan, atau pembuatan dokumen tertentu. Aturan bentuk cap, ukuran, nama yang boleh diukir, biaya, dan cara verifikasi tidak seragam di seluruh Jepang.

\n\n

Jangan memilih cap karet atau cap yang mudah berubah bentuk untuk tujuan ini. Pemerintah daerah umumnya menetapkan syarat mengenai keterbacaan, ukuran, dan nama yang tercatat pada data penduduk. Bagi warga asing, pilihan nama, ejaan, atau nama panggilan yang dapat dipakai juga perlu diperiksa langsung pada pemerintah kota tempat tinggal.

\n\n

Ginkō-in (銀行印): cap untuk bank

\n\n

Ginkō-in adalah cap yang dicatat pada lembaga keuangan. Ketentuan bank berbeda-beda: ada bank dan jenis prosedur yang masih meminta cap, sementara prosedur lain dapat memakai tanda tangan atau verifikasi digital. Ikuti formulir dan petunjuk bank yang bersangkutan, terutama saat membuka rekening, mengubah data, atau mengurus penutupan rekening.

\n\n

Banyak orang memilih memisahkan ginkō-in dari cap untuk penggunaan harian. Alasannya sederhana: jejak cap yang dipakai untuk menerima kiriman tidak perlu sama dengan cap yang dikaitkan dengan urusan keuangan.

\n\n

Mitome-in (認印): cap untuk kebutuhan rutin

\n\n

Mitome-in adalah cap yang tidak didaftarkan sebagai jitsuin dan dipakai untuk kebutuhan ringan, seperti menerima barang atau mengonfirmasi dokumen internal. Cap jenis ini lebih mudah dibuat dan sering dijual dalam bentuk nama siap pakai. Namun, penerimaan cap untuk suatu dokumen tetap ditentukan oleh pihak yang menerbitkan dokumen itu.

\n\n

\n\n

Bagaimana cara registrasi inkan?

\n\n

Registrasi dilakukan di pemerintah kota atau distrik tempat Anda memiliki catatan penduduk. Sebagai gambaran, pemerintah daerah biasanya meminta cap yang akan didaftarkan dan dokumen identitas. Jika identitas berfoto yang memenuhi syarat tersedia, beberapa kota dapat menyelesaikan proses pada hari yang sama. Jika tidak, verifikasi dapat melibatkan surat konfirmasi dan kunjungan berikutnya.

\n\n

Aturan lokal adalah penentu akhir. Contohnya, ada kota yang membatasi satu cap terdaftar untuk satu orang, menetapkan rentang ukuran tertentu, dan menolak cap yang mudah berubah bentuk. Pindah ke kota lain juga dapat membuat pendaftaran lama tidak lagi berlaku, sehingga pendaftaran baru mungkin diperlukan. Periksa situs pemerintah kota sebelum datang agar tidak membawa cap yang keliru atau dokumen yang kurang.

\n\n

Memilih tulisan dan bahan cap

\n\n

Nama pada cap perlu cocok dengan aturan tempat registrasi atau lembaga yang akan menerimanya. Toko cap dapat menawarkan kanji, katakana, hiragana, atau huruf Latin, tetapi pilihan yang menarik secara desain belum tentu dapat didaftarkan. Untuk jitsuin, gunakan nama dan bentuk yang dapat diterima menurut catatan penduduk setempat.

\n\n

Bahan juga sebaiknya disesuaikan dengan fungsi. Cap untuk penggunaan rutin tidak membutuhkan bahan yang sama dengan cap yang akan didaftarkan. Yang paling penting untuk cap resmi adalah hasil cetak yang jelas, tidak mudah berubah, dan mematuhi aturan lokal. Simpan cap penting di tempat aman dan jangan menggunakannya untuk keperluan harian bila tidak diperlukan.

\n\n

Shuniku dan stempel wisata

\n\n

Shuniku (朱肉) adalah tinta merah berbentuk bantalan atau pasta yang digunakan untuk membubuhkan banyak jenis cap. Tinta ini berbeda dari tinta bawaan pada cap praktis. Untuk urusan yang meminta cap, gunakan media tinta dan cara pembubuhan yang ditentukan oleh pihak penerima dokumen.

\n\n

Jangan pula menyamakan cap nama dengan sutanpu (スタンプ), stempel kenangan yang tersedia di stasiun, museum, dan tempat wisata. Stempel wisata dibuat untuk dikoleksi di buku catatan, bukan untuk membuktikan identitas. Jika tertarik mengumpulkannya, lihat panduan sutanpu di tempat wisata dan stasiun Jepang.

\n\n

\n\n

Ringkasan sebelum membuat hanko

\n\n

\n
• Tentukan dahulu apakah cap dipakai untuk kebutuhan harian, bank, atau registrasi pemerintah kota.
\n
• Jangan menganggap semua hanko dapat dipakai sebagai jitsuin.
\n
• Periksa aturan kota tempat tinggal dan ketentuan bank sebelum memesan ukiran.
\n
• Pisahkan cap penting dari cap yang sering dipakai di luar rumah bila memungkinkan.
\n
• Simpan catatan pendaftaran dan cap penting dengan aman.
\n

\n\n

Inkan dan hanko tetap membantu memahami kebiasaan administrasi Jepang, tetapi kegunaannya selalu bergantung pada prosedur yang sedang dihadapi. Dengan memilih jenis cap berdasarkan fungsi dan memeriksa aturan setempat, Anda dapat menghindari membuat cap yang tidak dapat digunakan saat dibutuhkan.