O que é o Método Kanban?

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Não importa se você quer apenas organizar melhor seu tempo ou gerenciar uma grande empresa, o método Kanban pode te ajudar a ser eficiente e usar o seu tempo e os seus recursos da melhor forma possível.

Nós temos em nossas mãos uma ferramenta que pode nos ajudar não apenas a gerenciar melhor nossas tarefas, mas que também vai proporcionar clareza sobre o que fazer e vai avaliar o quão bem nós o fazemos.

 Todos podemos nos beneficiar dessa ferramenta organizacional. Mas, como surgiu o Kanban? Quais os seus princípios? Como ele funciona? E por que você deveria aplicar esse método? Esse artigo vai responder a essas perguntas.

Qual a origem do Método Kanban?

Teve sua origem no final dos anos 1940, nesse período a Toyota estava passando por uma crise financeira e estava a beira da falência, quando a empresa implementou um sistema de produção que tinha como objetivo produzir de acordo com a demanda do cliente e identificar possíveis faltas de material dentro da linha de produção. 

Taiichi Ohno é considerado o pai do Sistema Kanban. Foi criado como um sistema de planejamento simples, cujo objetivo era controlar e gerenciar o trabalho e o estoque em todas as fases da produção de forma otimizada.

Um dos principais motivos para o desenvolvimento do Kanban foi a produtividade e eficiência inadequadas da Toyota em  comparação com empresas rivais americanos. Com Kanban, a Toyota alcançou um sistema de controle de produção mais flexível e eficiente que aumentou a produtividade enquanto reduzia o estoque de custo intensivo de matérias-primas, materiais semiacabados e produtos acabados.

Mais tarde o engenheiro da Microsoft David J. Anderson percebeu que o método Kanban desenvolvido pela Toyota poderia se tornar um processo aplicável a qualquer tipo de empresa que precisa de organização. Seu primeiro livro sobre Kanban –  “Kanban: Mudança Evolucionária com Sucesso para o Seu negócio de tecnologia”, publicado em 2010, é a definição mais abrangente do Método Kanban para o trabalho do conhecimento.

O que é o método kanban?

Quais os princípios do Kanban?

Veja abaixo alguns dos princípios do Método Kanban:

Comece com o que você faz agora

Kanban deve ser aplicado diretamente ao fluxo de trabalho atual. Qualquer mudança necessária pode ocorrer gradualmente ao longo de um período de tempo em um ritmo com o qual a equipe se sinta confortável, sem interromper o que já está sendo feito com sucesso. Ao longo do tempo o método destacará os problemas que precisam ser tratados e ajudará a avaliar e planejar as mudanças.

O método vai permitir que você o introduza de forma incremental em todos os tipos de organizações sem medo de comprometimento excessivo ou um choque de hábitos, já que não há necessidade de fazer mudanças radicais desde o início.

Concordar em buscar uma mudança incremental e evolutiva

Kanban vai encorajar pequenas mudanças adicionais e evolutivas contínuas no processo atual. O motivo disso é que mudanças radicais acabam desencorajando a equipe porque podem levar a resistência por conta do medo de mudança.

Respeite o processo, funções e responsabilidades atuais

A implementação de Kanban não requer uma mudança nas funções e responsabilidades da equipe. Também não requer uma mudança imediata no processo. Vai ser a equipe que decidirá quais funções fariam bem em seu processo e quando uma mudança em seu processo deve ser feita. 

Isso permite que as equipes controlem facilmente as alterações, pois são mais gerenciáveis ​​e menos intimidantes. Como já citado Kanban foi projetado para promover e encorajar mudanças incrementais e lógicas sem gerar o medo da mudança.

Incentivar Atos de Liderança em Todos os Níveis

Kanban vai incentivar cada membro da equipe a expor ideias e liderar iniciativas para a melhoria dos processos, além de melhorar suas formas de trabalho e seus produtos e serviços.

Isso nos faz lembrar de que a liderança vem de pequenas iniciativas que tomamos ao longo do nosso cotidiano. É um dever de todos promover uma melhoria contínua da equipe e dos processos para alcançar o desempenho ideal seja no sua empresa, departamento ou na sua vida pessoal.

O que é o método kanban?

Como funciona o Método Kanban?

O método Kanban usa cartões em um quadro de processo que pode ser físico ou digital, o número de cartões em cada estágio é igual à capacidade adequada para o projeto, rotina ou processo. Cada cartão representa uma única peça de trabalho que tem um início e um estado final. O principal objetivo de representar o trabalho como um cartão no quadro Kanban é permitir que os membros da equipe acompanhem o andamento do trabalho por meio de seu fluxo de trabalho de uma maneira fácil.  

Um quadro Kanban básico tem um fluxo de trabalho de três etapas: A Fazer, Em Andamento e Concluído. No entanto, dependendo do tamanho, estrutura e objetivos de uma equipe, o fluxo de trabalho pode ser modificado para atender as necessidades de qualquer equipe específica.

Essas cartas e onde estão localizadas no tabuleiro funcionam como um mecanismo de sinalização, que vão indicar quando começar uma nova atividade. A equipe só pode começar a trabalhar em um novo item, uma vez que um slot para ele esteja disponível no tabuleiro.

O que é o método kanban?

Por que você deveria usar o Kanban?

Podemos ver por nós mesmos como uma rotina pessoal e um ambiente de trabalho claro, organizado auxilia no progresso do nosso trabalho e na eficiência dele. O método é fácil de ser implementado e não requer mudanças radicais nos processos.

Um dos maiores benefícios da metodologia Kanban é capacidade de melhoria continua do trabalho. Ele pode ser usado em qualquer ambiente de trabalho e é excelente em situações onde o trabalho chega de uma forma imprevisível ou quando você deseja implantar o trabalho assim que estiver pronto, ao invés de esperar por outros itens de trabalho.