No importa si solo desea organizar mejor su tiempo o administrar una gran empresa, el método Kanban puede ayudarlo a ser eficiente y usar su tiempo y recursos de la mejor manera posible.
Tenemos en nuestras manos una herramienta que puede ayudarnos no solo a gestionar mejor nuestras tareas, sino que también nos dará claridad sobre qué hacer y evaluará qué tan bien lo hacemos.
Todos podemos beneficiarnos de esta herramienta organizativa. Pero, ¿cómo surgió Kanban? ¿Cuáles son sus principios? ¿Como funciona? ¿Y por qué debería aplicar este método? Este artículo responderá a esas preguntas.
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¿Cuál es el origen del método Kanban?
Tuvo su origen a fines de la década de 1940, en ese momento Toyota atravesaba una crisis financiera y estaba al borde de la quiebra, cuando la empresa implementó un sistema de producción que tenía como objetivo producir de acuerdo a la demanda de los clientes e identificar posibles desabastecimientos de material dentro de la línea de producción.
Taiichi Ohno es considerado el padre del sistema Kanban. Fue creado como un sencillo sistema de planificación, cuyo objetivo era controlar y gestionar el trabajo y el inventario en todas las fases de la producción de forma optimizada.
Una de las principales razones del desarrollo de Kanban fue la inadecuada productividad y eficiencia de Toyota en comparación con las empresas estadounidenses rivales. Con Kanban, Toyota logró un sistema de control de producción más flexible y eficiente que aumentó la productividad al tiempo que redujo el costoso stock de materias primas, materiales semiacabados y productos terminados.
Posteriormente, el ingeniero de Microsoft, David J. Anderson, se dio cuenta de que el método Kanban desarrollado por Toyota podría convertirse en un proceso aplicable a cualquier tipo de empresa que organización de necesidades. His first book about Kanban - "Kanban: Successful evolutionary change to his technology business," published in 2010, is the most comprehensive definition of the Kanban method for the work of knowledge.
¿Cuáles son los principios de Kanban?
A continuación se muestran algunos de los principios del método Kanban:
Empiece con lo que hace ahora
Kanban debe aplicarse directamente al flujo de trabajo actual. Cualquier cambio necesario puede ocurrir gradualmente durante un período de tiempo a un ritmo con el que el equipo se sienta cómodo, sin interrumpir lo que ya se está haciendo con éxito. Con el tiempo, el método destacará los problemas que deben abordarse y ayudará a evaluar y planificar los cambios.
El método te permitirá introducirlo de forma incremental en todo tipo de organizaciones sin miedo a un compromiso excesivo o un choque de hábitos, ya que no es necesario realizar cambios radicales desde el principio.
Acepta buscar cambios incrementales y evolutivos
Kanban fomentará pequeños cambios evolutivos adicionales y continuos en el proceso actual. El motivo es que los cambios radicales acaban desanimando al equipo porque pueden generar resistencias por miedo al cambio.
Respetar el proceso, roles y responsabilidades actuales.
La implementación de Kanban no requiere un cambio en las funciones y responsabilidades del equipo. Tampoco requiere un cambio inmediato en el proceso. Será el equipo el que decidirá qué funciones funcionarían bien en su proceso y cuándo se debe realizar un cambio en su proceso.
Esto permite a los equipos rastrear fácilmente los cambios, ya que son más manejables y menos intimidantes. Como ya se mencionó, Kanban fue diseñado para promover y fomentar cambios incrementales y lógicos sin generar miedo al cambio.
Fomentar actos de liderazgo en todos los niveles
Kanban animará a cada miembro del equipo a presentar ideas y liderar iniciativas para mejorar los procesos, además de mejorar sus formas de trabajo y sus productos y servicios.
Esto nos recuerda que el liderazgo proviene de pequeñas iniciativas que tomamos a lo largo de nuestra vida diaria. Es deber de todos promover la mejora continua del equipo y los procesos para lograr un desempeño óptimo, ya sea en su empresa, departamento o en su vida personal.
¿Cómo funciona el método Kanban?
El método Kanban utiliza tarjetas en un marco de proceso que puede ser físico o digital, el número de tarjetas en cada etapa es igual a la capacidad adecuada para el proyecto, rutina o proceso. Cada tarjeta representa una sola pieza de trabajo que tiene un estado inicial y final. El propósito principal de representar el trabajo como una tarjeta en el tablero Kanban es permitir que los miembros del equipo rastreen el progreso del trabajo a través de su flujo de trabajo de una manera fácil.
Un tablero Kanban básico tiene un flujo de trabajo de tres pasos: Pendiente, En curso y Completado. Sin embargo, dependiendo del tamaño, la estructura y los objetivos de un equipo, el flujo de trabajo se puede modificar para satisfacer las necesidades de cualquier equipo específico.
Estas tarjetas y su ubicación en el tablero actúan como un mecanismo de señalización, que indicará cuándo comienza una nueva actividad. El equipo solo puede comenzar a trabajar en un nuevo elemento, una vez que haya un espacio disponible en el tablero.
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¿Por qué debería usar Kanban?
Podemos ver por nosotros mismos como una rutina personal y un ambiente de trabajo claro y organizado que ayuda en el progreso de nuestro trabajo y en su eficiencia. El método es fácil de implementar y no requiere cambios radicales en los procesos.
Uno de los mayores beneficios de la metodología Kanban es la capacidad de mejorar continuamente el trabajo. Se puede utilizar en cualquier entorno de trabajo y es excelente en situaciones en las que el trabajo llega de manera impredecible o cuando desea implementar el trabajo tan pronto como esté listo, en lugar de esperar otros elementos de trabajo.
