Không quan trọng nếu bạn chỉ muốn sắp xếp thời gian của mình tốt hơn hay quản lý một công ty lớn, phương pháp Kanban có thể giúp bạn hiệu quả và sử dụng thời gian và nguồn lực của mình theo cách tốt nhất có thể.
Chúng tôi có trong tay một công cụ có thể giúp chúng tôi không chỉ quản lý các nhiệm vụ của mình tốt hơn mà còn cung cấp sự rõ ràng về những việc phải làm và sẽ đánh giá mức độ chúng tôi thực hiện nó tốt như thế nào.
Tất cả chúng ta đều có thể hưởng lợi từ công cụ tổ chức này. Nhưng, Kanban đã ra đời như thế nào? Nguyên tắc của nó là gì? Làm thế nào nó hoạt động? Và tại sao bạn nên áp dụng phương pháp này? Bài viết này sẽ giải đáp những thắc mắc đó.
Índice de Conteúdo
Nguồn gốc của Phương pháp Kanban là gì?
Nó có nguồn gốc từ cuối những năm 1940, vào thời điểm đó Toyota đang trải qua một cuộc khủng hoảng tài chính và bên bờ vực phá sản, khi công ty triển khai một hệ thống sản xuất nhằm sản xuất theo nhu cầu của khách hàng và xác định tình trạng thiếu nguyên liệu có thể xảy ra trong Dây chuyền sản xuất.
Taiichi Ohno được coi là cha đẻ của Hệ thống Kanban. Nó được tạo ra như một hệ thống lập kế hoạch đơn giản, có mục tiêu là kiểm soát và quản lý công việc và hàng tồn kho trong tất cả các giai đoạn sản xuất một cách tối ưu hóa.
Một trong những lý do chính cho sự phát triển của Kanban là do Toyota không đủ năng suất và hiệu quả so với các công ty đối thủ của Mỹ. Với Kanban, Toyota đạt được một hệ thống kiểm soát sản xuất linh hoạt và hiệu quả hơn, giúp tăng năng suất đồng thời giảm dự trữ nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm tốn nhiều chi phí.
Sau đó, kỹ sư David J. Anderson của Microsoft nhận ra rằng phương pháp Kanban do Toyota phát triển có thể trở thành một quy trình áp dụng cho bất kỳ loại hình công ty nào cần tổ chức. Cuốn sách đầu tiên của ông về Kanban - “Kanban: Thay đổi tiến hóa thành công cho công việc kinh doanh công nghệ của bạn”, xuất bản năm 2010, là định nghĩa toàn diện nhất về Phương pháp Kanban cho công việc tri thức.
Các nguyên tắc của Kanban là gì?
Dưới đây là một số nguyên tắc của Phương pháp Kanban:
Bắt đầu với những gì bạn làm bây giờ
Kanban phải được áp dụng trực tiếp vào quy trình làm việc hiện tại. Mọi thay đổi cần thiết có thể diễn ra dần dần trong một khoảng thời gian với tốc độ mà nhóm cảm thấy thoải mái, không làm gián đoạn những gì đã được thực hiện thành công. Theo thời gian, phương pháp này sẽ làm nổi bật các vấn đề cần được giải quyết và sẽ giúp đánh giá và lập kế hoạch cho những thay đổi.
Phương pháp này sẽ cho phép bạn giới thiệu nó dần dần trong tất cả các loại hình tổ chức mà không sợ phải cam kết quá mức hoặc đụng độ thói quen, vì không cần phải thực hiện những thay đổi căn bản ngay từ đầu.
Đồng ý tìm kiếm sự thay đổi gia tăng và tiến hóa
Kanban sẽ khuyến khích những thay đổi tiến hóa bổ sung và liên tục trong quy trình hiện tại. Lý do cho điều này là những thay đổi triệt để cuối cùng không khuyến khích đội vì chúng có thể dẫn đến sự phản kháng do sợ thay đổi.
Tôn trọng quy trình, vai trò và trách nhiệm hiện tại
Việc triển khai Kanban không yêu cầu thay đổi vai trò và trách nhiệm của nhóm. Nó cũng không yêu cầu thay đổi ngay lập tức trong quy trình. Nhóm sẽ quyết định chức năng nào sẽ hoạt động tốt trong quy trình của bạn và khi nào cần thực hiện thay đổi trong quy trình của bạn.
Điều này cho phép các nhóm dễ dàng theo dõi các thay đổi vì chúng dễ quản lý hơn và ít đáng sợ hơn. Như đã đề cập, Kanban được thiết kế để thúc đẩy và khuyến khích những thay đổi gia tăng và hợp lý mà không tạo ra cảm giác sợ thay đổi.
Khuyến khích hành vi lãnh đạo ở mọi cấp độ
Kanban sẽ khuyến khích mỗi thành viên trong nhóm trình bày ý tưởng và dẫn dắt các sáng kiến để cải tiến quy trình, bên cạnh việc cải tiến cách thức làm việc cũng như các sản phẩm và dịch vụ của họ.
Điều này nhắc nhở chúng ta rằng khả năng lãnh đạo đến từ những sáng kiến nhỏ mà chúng ta thực hiện trong suốt cuộc sống hàng ngày. Mọi người có nhiệm vụ thúc đẩy sự cải tiến liên tục của nhóm và các quy trình để đạt được hiệu suất lý tưởng, cho dù trong công ty, bộ phận hay trong cuộc sống cá nhân của bạn.
Phương pháp Kanban hoạt động như thế nào?
Phương pháp Kanban sử dụng thẻ trong một khung quy trình có thể là vật lý hoặc kỹ thuật số, số lượng thẻ trong mỗi giai đoạn bằng dung lượng phù hợp với dự án, quy trình hoặc quy trình. Mỗi thẻ đại diện cho một tác phẩm duy nhất có trạng thái bắt đầu và kết thúc. Mục đích chính của việc biểu diễn công việc như một thẻ trên bảng Kanban là cho phép các thành viên trong nhóm theo dõi tiến độ công việc thông qua quy trình làm việc của họ một cách dễ dàng.
Một bảng Kanban cơ bản có quy trình làm việc gồm ba bước: Cần làm, Đang tiến hành và Hoàn thành. Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô, cấu trúc và mục tiêu của một nhóm, quy trình làm việc có thể được sửa đổi để đáp ứng nhu cầu của bất kỳ nhóm cụ thể nào.
Các thẻ này và vị trí của chúng trên bảng hoạt động như một cơ chế phát tín hiệu, cơ chế này sẽ cho biết khi nào một hoạt động mới bắt đầu. Nhóm chỉ có thể bắt đầu làm việc trên một vật phẩm mới, khi đã có sẵn vị trí cho vật phẩm đó trên bảng.
Bài viết vẫn còn ở giữa đường, nhưng chúng tôi đã khuyến nghị đọc thêm:
Tại sao bạn nên sử dụng Kanban?
Chúng ta có thể tự xem đây là một thói quen cá nhân và một môi trường làm việc có tổ chức, rõ ràng sẽ giúp ích cho tiến độ công việc và hiệu quả công việc. Phương pháp này dễ thực hiện và không yêu cầu thay đổi căn bản trong các quy trình.
Một trong những lợi ích lớn nhất của phương pháp Kanban là khả năng liên tục cải tiến công việc. Nó có thể được sử dụng trong mọi môi trường làm việc và rất tuyệt vời trong những trường hợp công việc đến không thể đoán trước được hoặc khi bạn muốn triển khai công việc ngay khi nó sẵn sàng, thay vì chờ đợi các hạng mục công việc khác.
