Kakutei Shinkoku: die Einkommensteuererklärung in Japan

Wer in Japan Lohn bekommt, sieht die Einkommensteuer meist als Abzug auf der Gehaltsabrechnung. Die Abrechnung des ganzen Jahres heißt kakutei shinkoku (確定申告). Sie stellt das Einkommen vom 1. Januar bis zum 31. Dezember dem gegenüber, was bereits einbehalten oder vorausgezahlt wurde. Bei den meisten Angestellten erledigt das der Arbeitgeber: Er behält die Steuer jeden Monat ein und gleicht sie mit dem letzten Gehalt des Jahres ab. Eine eigene Erklärung wird nötig, wenn dieser Ausgleich das Jahr nicht abdeckt. Zu viel einbehaltene Steuer holen Sie mit derselben Erklärung zurück.

Die Frist für das Vorjahr liegt zwischen dem 16. Februar und dem 15. März. Fällt der letzte Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, gilt der nächste Werktag. Für das Einkommen 2025 lief die Frist vom 16. Februar bis zum 16. März 2026. Eine Erstattung können Sie schon vor dem 16. Februar einreichen. Wer in einem Jahr keine Pflicht hatte, kann die Erstattung noch fünf Jahre lang nachreichen. Für das Einkommen 2025 geht das bis zum 31. Dezember 2030. Zuständig ist das Finanzamt an Ihrem Wohnsitz, das zeimusho (税務署). Von zu Hause geben Sie die Erklärung über e-Tax ab, mit der My-Number-Karte. In der Saison gibt es am Finanzamt Schalter und vorübergehende Annahmestellen, an denen Mitarbeitende beim Formular helfen.

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Wer die Einkommensteuererklärung abgeben muss

Nach dem Jahresausgleich sind die meisten Angestellten mit einem Arbeitgeber fertig. Abgeben müssen sie, wenn einer dieser Fälle zutrifft:

• Die Gehaltseinnahmen des Jahres liegen über 20 Millionen Yen. Gezählt wird der Bruttobetrag, vor den Abzügen. Ab dieser Grenze führt der Arbeitgeber keinen Jahresausgleich durch.
• Es gibt nur einen Arbeitgeber, das gesamte Gehalt unterliegt dem Quellenabzug, und die Einkünfte außer Gehalt und Abfindung liegen über 200.000 Yen.
• Es gibt zwei oder mehr Arbeitgeber. Dann zählen das Gehalt ohne Jahresausgleich und die Einkünfte außer Gehalt und Abfindung zusammen. Übersteigen sie 200.000 Yen, ist die Erklärung fällig. Ein Nebenjob, auf Japanisch arubaito (アルバイト), löst die Pflicht aus, sobald diese Summe überschritten wird.
• Sie sind Geschäftsführer einer Familiengesellschaft (同族会社) oder Angehöriger eines solchen Geschäftsführers und erhalten von der Gesellschaft Zinsen oder Miete.
• Der Quellenabzug wurde nach dem Gesetz über Steuererleichterungen bei Katastrophen (災害減免法) gestundet oder erstattet.
• Das Gehalt zahlt jemand, der keinen Quellenabzug vornehmen muss.

Bei mehreren Arbeitgebern gibt es eine engere Ausnahme. Liegen die Gehaltseinnahmen nach den übrigen Abzügen bei höchstens 1,5 Millionen Yen und die Einkünfte außer Gehalt und Abfindung bei höchstens 200.000 Yen, entfällt die Pflicht. Außergewöhnliche Verluste, medizinische Kosten, Spenden und der Grundabzug bleiben in dieser Rechnung außen vor. Zinsen auf Einlagen, die die Bank schon getrennt an der Quelle besteuert, zählen bei den 200.000 Yen nicht mit.

Selbstständige und Freiberufler haben keinen Arbeitgeber, der den Jahresausgleich macht. Sie stellen Einnahmen und Ausgaben selbst gegenüber. Übersteigt das Jahreseinkommen die Abzüge und bleibt eine Steuer, die weder Einbehalt noch Vorauszahlung schon deckt, geben Sie die Erklärung ab.

Hört ein Arbeitsverhältnis mitten im Jahr auf, hängt der nächste Schritt am Ausgleich. Übernimmt bis zum 31. Dezember niemand den Jahresausgleich, bleibt die einbehaltene Steuer unbereinigt. War zu viel einbehalten, holen Sie die Differenz als Erstattung zurück. Entsteht eine Zahllast, gehört die Erklärung zur Pflicht. Zieht der neue Arbeitgeber das frühere Gehalt in seinen Ausgleich ein, ist dieser Punkt oft schon erledigt.

Quellenabzug und Jahresausgleich

Beim gensen chōshū (源泉徴収) behält der Arbeitgeber die Einkommensteuer, einschließlich der Sondersteuer für den Wiederaufbau, jeden Monat von Gehalt und Prämie ein. Zum letzten Gehalt des Jahres vergleicht er diese Summe mit der Steuer auf das Jahresgehalt. Das Verfahren heißt nenmatsu chōsei (年末調整). Danach erfahren Sie, ob etwas nachzuzahlen oder zu erstatten ist. Die Bescheinigung, der gensen chōshūhyō (源泉徴収票), kommt oft im Dezember oder im Januar. Bewahren Sie die Unterlagen auf, die der Arbeitgeber Ihnen aushändigt. Zum Ausfüllen einer eigenen Erklärung brauchen Sie die Bescheinigung. Seit dem 1. April 2019 wird sie dem Formular nicht mehr beigelegt.

Angehörige melden Sie in vielen Fällen schon beim Arbeitgeber für den Jahresausgleich an. Der Abzug hängt am gesamten Einkommen des Angehörigen. Im Steuerjahr 2025 liegt die Grenze bei 580.000 Yen. Besteht das Einkommen nur aus Gehalt, sind das Einnahmen bis 1,23 Millionen Yen. Für das Steuerjahr 2026 gilt ab dem 1. Dezember 2026 die Grenze von 620.000 Yen, bei reinem Gehalt bis 1,36 Millionen Yen Einnahmen. Bis 2019 lag die Grenze bei 380.000 Yen, von 2020 bis 2024 bei 480.000 Yen.

Lebt der Angehörige im Ausland, prüft das Finanzamt das Alter am 31. Dezember. In Betracht kommen Personen von 16 bis unter 30 Jahren und Personen ab 70 Jahren. Zwischen 30 und unter 70 Jahren gilt der Abzug, wenn die Person ein Studium im Ausland nachweist, eine Behinderung hat oder im Jahr mindestens 380.000 Yen für Lebensunterhalt oder Ausbildung von Ihnen erhalten hat. Verlangt werden Verwandtschaftsnachweise und Belege der Überweisungen. Diese Altersgrenzen gelten seit dem Steuerjahr 2023.

Ein Wohnungsbaudarlehen landet in der Erklärung, wenn der besondere Abzug im Jahresausgleich noch fehlt. Wurde er dort schon berücksichtigt, ist dieser Punkt abgeschlossen.

Welche Unterlagen Sie bereithalten

Zum Ausfüllen brauchen Sie die My-Number-Karte oder die Nummer zusammen mit einem Ausweis, etwa der Aufenthaltskarte (zairyū kādo, 在留カード) oder dem Reisepass. Die Lohnsteuerbescheinigung liegt daneben. Für Abzüge, die der Jahresausgleich noch nicht erfasst hat, kommen die passenden Belege dazu: die Aufstellung der medizinischen Kosten, Bescheinigungen der Versicherungen und, bei Angehörigen im Ausland, die Verwandtschafts- und Überweisungsnachweise.

Bei den medizinischen Kosten zählen Zahlungen des Kalenderjahres für Sie selbst, den Ehepartner oder andere Angehörige, mit denen Sie den Lebensunterhalt teilen. Von der Summe ziehen Sie Erstattungen einer Kranken- oder Lebensversicherung ab und danach 100.000 Yen. Liegt Ihr Gesamtbetrag der Einkünfte (総所得金額等) unter 2 Millionen Yen, ziehen Sie statt der 100.000 Yen 5 Prozent dieses Betrags ab. Der Abzug endet bei 2 Millionen Yen. Dem Formular fügen Sie die Aufstellung bei. Die Quittungen behalten Sie fünf Jahre, weil das Finanzamt sie in dieser Zeit noch anfordern kann. Für bestimmte rezeptfreie Mittel nach einer Gesundheitsprüfung gibt es ein gesondertes Verfahren. Es tritt an die Stelle des normalen Abzugs.

Eine Erstattung überweist das Finanzamt auf ein Konto, das auf denselben Namen lautet wie die Erklärung. Wer das Formular nicht selbst ausfüllen will, übergibt es einem zeirishi (税理士), einem zugelassenen Steuerfachmann. Was dieser Auftrag umfasst, steht im Leitfaden zur Buchhaltung in Japan. Die kommunale Wohnsitzsteuer kommt in einem eigenen Bescheid. Einen Überblick über die einzelnen Abgaben gibt die Übersicht der Steuern in Japan.

Vor der Frist prüfen Sie drei Dinge. Hat der Arbeitgeber den Jahresausgleich schon abgeschlossen? Kommen außerhalb davon mehr als 200.000 Yen zusammen? Ist eine Erstattung offen, etwa wegen medizinischer Kosten oder eines Jahres ohne Ausgleich? Die Tage und Formulare des jeweiligen Jahres stehen auf der Seite der Steuerbehörde.