Akuntansi dan Zeirishi di Jepang: Panduan untuk Warga Asing

Akuntansi di Jepang tidak berhenti pada mencatat pemasukan dan pengeluaran. Bagi warga asing, pekerjaan ini juga berarti memahami dokumen berbahasa Jepang, memilih cara pelaporan yang sesuai, dan menyimpan bukti yang dapat diminta kembali. Jika Anda menerima penghasilan di Jepang, membuka usaha, atau mulai mempekerjakan orang, zeirishi (税理士) dapat membantu menata bagian pajaknya.

Zeirishi adalah spesialis pajak. Mereka dapat mendampingi penyusunan dokumen pajak, pelaporan, konsultasi, serta pembukuan yang berkaitan dengan kewajiban pajak. Namun, kebutuhan tiap orang berbeda: karyawan dengan satu sumber penghasilan tidak selalu memerlukan layanan bulanan, sedangkan pemilik usaha sering perlu memisahkan catatan pribadi dan bisnis sejak awal.

Daftar isi 6

Kapan Anda perlu memahami akuntansi Jepang?

Mulailah menata catatan sejak ada transaksi yang berhubungan dengan penghasilan, usaha, sewa, investasi, atau biaya yang ingin Anda jelaskan dalam pelaporan. Jangan menunggu musim kakutei shinkoku (確定申告), karena bukti lama sering lebih sulit dilacak ketika laporan sudah dekat.

Untuk karyawan, dokumen seperti gensen chōshūhyō (源泉徴収票) biasanya menjadi titik awal untuk memahami penghasilan dan pemotongan pajak. Untuk pekerja mandiri atau pemilik usaha, catatan penjualan, tagihan, kuitansi, mutasi rekening, dan kontrak perlu disusun lebih rapi. Bila transaksi pribadi dan usaha bercampur, buat penanda yang jelas sejak awal agar penjelasannya tidak bergantung pada ingatan beberapa bulan kemudian.

Apa yang dapat dilakukan zeirishi?

Di Jepang, zeirishi dapat bertindak sebagai perwakilan dalam urusan pengajuan kepada otoritas pajak, membantu menyiapkan dokumen pajak, memberi konsultasi, dan menangani pembukuan serta dokumen keuangan yang terkait. Karena itu, pilih layanan berdasarkan masalah yang benar-benar Anda hadapi, bukan hanya berdasarkan nama “akuntan”.

• Pelaporan tahunan: cocok bila Anda perlu memeriksa satu periode pajak atau menyusun deklarasi.
• Pendampingan rutin: berguna bagi usaha yang terus menerbitkan faktur, menerima biaya, atau mempekerjakan staf.
• Pendirian usaha: membantu menyiapkan pertanyaan pajak ketika struktur usaha dan jadwal pembukuan baru ditentukan.
• Konsultasi khusus: relevan bila situasi Anda melibatkan lebih dari satu negara, perubahan status tinggal, atau sumber penghasilan yang tidak biasa.

Zeirishi tidak menggantikan keputusan Anda. Siapkan informasi yang lengkap, jelaskan perubahan penting lebih awal, dan mintalah penjelasan bila ada istilah yang belum dipahami. Untuk urusan imigrasi, hukum keluarga, atau kontrak, Anda mungkin juga membutuhkan profesional lain.

Cara memilih kantor akuntansi yang tepat

Bahasa penting, tetapi bukan satu-satunya kriteria. Kantor yang menerima konsultasi dalam bahasa Indonesia, Inggris, atau bahasa lain tetap perlu memahami jenis penghasilan dan bentuk usaha Anda. Sebelum menandatangani kontrak, lakukan konsultasi awal dan tanyakan siapa yang akan menjadi kontak sehari-hari.

• Apakah kantor tersebut menangani karyawan, pekerja mandiri, atau perusahaan seperti milik Anda?
• Bahasa apa yang digunakan untuk konsultasi, dokumen, dan penjelasan tagihan?
• Dokumen apa yang perlu Anda kirim setiap bulan atau setiap tahun?
• Apakah biaya konsultasi, pelaporan, pembukuan, dan pekerjaan tambahan dipisahkan?
• Bagaimana cara menghubungi mereka bila ada surat dari kantor pajak?

Mintalah penjelasan tertulis tentang ruang lingkup layanan. Biaya dapat berubah menurut volume transaksi, jumlah karyawan, jenis deklarasi, bahasa layanan, dan pekerjaan tambahan. Karena itu, angka umum di internet tidak cukup untuk membandingkan penawaran. Bandingkan apa yang termasuk, frekuensi komunikasi, dan biaya di luar paket sebelum memilih.

Anda dapat memulai dari rekomendasi pemilik usaha di kota yang sama, asosiasi bisnis, atau direktori kantor pajak. Bila mencari sendiri, gunakan istilah 税理士, 会計事務所 (kaikei jimusho), dan nama kota Anda. Untuk usaha baru, simpan pula dokumen pendirian bisnis di Jepang agar konsultasi pertama lebih objektif.

Dokumen yang sebaiknya sudah siap

Daftar pasti bergantung pada kasus Anda, tetapi persiapan dasar membuat konsultasi jauh lebih berguna. Jangan mengubah atau membuang bukti hanya karena belum yakin apakah dokumen itu diperlukan; kelompokkan dahulu dan tanyakan kepada profesional yang menangani pelaporan Anda.

• Identitas, alamat, dan informasi kontak yang masih berlaku.
• Slip penghasilan atau dokumen pemotongan pajak bila Anda bekerja sebagai karyawan.
• Catatan penjualan, faktur, kuitansi, dan bukti pembayaran untuk kegiatan usaha.
• Mutasi rekening atau ringkasan transaksi yang dapat dicocokkan dengan catatan Anda.
• Kontrak, dokumen pendirian, serta surat yang diterima dari otoritas pajak bila ada.

Kosakata akuntansi yang sering muncul

• 会計 (kaikei) — akuntansi
• 税理士 (zeirishi) — ahli pajak berlisensi
• 会計事務所 (kaikei jimusho) — kantor akuntansi
• 所得税 (shotokuzei) — pajak penghasilan
• 法人税 (hōjinzei) — pajak perusahaan
• 消費税 (shōhizei) — pajak konsumsi
• 源泉徴収 (gensen chōshū) — pemotongan pajak di sumber
• 青色申告 (aoiro shinkoku) — sistem pelaporan biru
• 確定申告 (kakutei shinkoku) — deklarasi pajak final
• 領収書 (ryōshūsho) — kuitansi
• 請求書 (seikyūsho) — faktur
• 経費 (keihi) — biaya usaha

Periksa aturan dan tenggat setiap tahun

Aturan, formulir, dan tenggat pajak dapat berubah. Gunakan informasi resmi dari National Tax Agency Jepang untuk mengecek panduan terbaru, terutama bila Anda memiliki penghasilan dari luar negeri, baru pindah, atau menjalankan usaha. Artikel ini membantu Anda menyiapkan pertanyaan dan dokumen, tetapi tidak menggantikan nasihat yang menilai keadaan pajak Anda sendiri.

Mulailah dari catatan yang rapi, bukan dari formulir yang terburu-buru. Dengan dokumen yang lengkap dan zeirishi yang memahami kebutuhan Anda, pembicaraan tentang pajak menjadi lebih jelas dan keputusan bisnis pun lebih mudah diambil.