카이젠: 뜻과 적용하는 법

카이젠(改善, かいぜん)은 일본어로 ‘더 좋게 고친다’는 말입니다. 改는 고친다는 뜻이고, 善은 좋다는 뜻입니다. 현장에서 이 말은 이미 있는 사람과 순서로 매일 작은 낭비를 줄이고, 그 결과를 다음 일의 기준으로 남기는 습관을 가리킵니다. 같은 습관은 책상 앞과 집안일에도 옮겨 갈 수 있습니다. 이 말이 공장의 방법으로 자리 잡은 과정은 전후 일본의 제조 현장과 이어집니다.

목차 5

카이젠은 어떻게 경영 용어가 되었나요?

改善은 일본어 사전에 있는 보통 명사입니다. 경영에서 말하는 카이젠은 제2차 세계 대전 이후 일본 기업들이 품질과 생산 방식을 다시 짜면서 자리 잡았습니다. 이 실행은 미국 품질 관리를 가르치던 사람들에게서도 영향을 일부 받았고, 토요타 웨이 안에서 매일의 개선으로 특히 이어졌습니다. 이미 정해진 일 순서에서 낭비와 겹치는 동작을 줄이는 쪽이 이 실행의 방향입니다.

공장에서의 실행은 1986년의 책보다 앞섭니다. 이마이 마사아키(今井正明)는 1980년대에 오노 다이이치와 함께 토요타 생산 방식을 일본 바깥에 알렸고, 1985년 카이젠 연구소(Kaizen Institute)를 세웠습니다. 이듬해 낸 『Kaizen: The Key to Japan's Competitive Success』에서 그는 카이젠을 개인 생활, 가정, 사회, 일터에서 계속되는 개선으로 설명했습니다. 일터에서는 관리자와 현장에서 일하는 사람이 함께 참여합니다.

카이젠은 무엇을 바꾸나요?

일터에서 이 습관이 보는 자리는 비용, 생산 속도, 품질, 안전, 고객이 받는 결과입니다. 줄이려는 것은 낭비입니다. 도구를 찾느라 걷는 몇 걸음, 다음 사람에게 넘기기 전에 쌓아 둔 재고, 같은 설명을 다시 하는 전달도 낭비입니다. 아이디어는 일이 실제로 일어나는 곳, 겐바(現場)에서 나옵니다.

사진 속의 라인은 회로 기판을 붉은 트레이에 담아 옆 사람에게 넘기는 조립 작업입니다. 이런 자리에서 먼저 볼 것은 트레이의 위치, 손의 동선, 불량이 다음 사람에게 넘어가는지입니다.

책상 앞에서도 하는 일은 비슷합니다. 자주 쓰는 펜과 충전기를 항상 같은 자리에 두고, 하루가 끝나면 그 자리로 되돌리면 다음 날의 첫 동작이 짧아집니다.

원칙과 적용 순서

현장에서 오래 남은 말은 짧습니다.

• 오늘은 어제보다 조금 나아지자.
• 일이 일어나는 곳을 직접 보자.
• 품질은 만드는 과정에서 먼저 챙기자.
• 하는 일을 그대로 보여 주자.
• 오늘 손댈 수 있는 작은 낭비는 오늘 고치자.
• 나아진 방법은 내일의 순서로 남기자.

이 문장을 일에 쓰려면 현장이 눈에 보여야 합니다. 그 출발로 공장과 사무실에서 오래 써 온 틀이 5S입니다.

5S, 필요한 것부터 습관까지

5S는 일본어 다섯 단어의 첫소리에서 온 현장 정리입니다. 한국어로는 보통 정리, 정돈, 청소, 청결, 습관화라고 합니다. 순서가 있습니다. 필요 없는 것을 치우기 전에 자리를 정하면, 없어도 되는 물건까지 정돈하게 됩니다.

• 정리 (Seiri, 整理): 지금 이 자리에 필요한 것과 없어도 되는 것을 가릅니다. 없어도 되는 것은 치웁니다.
• 정돈 (Seiton, 整頓): 남은 것을 쓰기 쉬운 자리에 두고, 누구든 그 자리를 알 수 있게 표시합니다.
• 청소 (Seiso, 清掃): 닦으면서 새는 곳, 헐거운 나사, 평소와 다른 소리를 확인하는 일이 세이소입니다.
• 청결 (Seiketsu, 清潔): 정리, 정돈, 청소가 다음 날에도 같도록 사진이나 짧은 메모로 남깁니다.
• 습관화 (Shitsuke, 躾): 그 메모대로 매일 점검하고, 어긋나면 다시 고칩니다.

5S는 이상한 상태가 눈에 띄게 만드는 틀입니다. 카이젠은 그 차이를 고친 뒤, 바뀐 순서를 일에 남깁니다.

한 번 돌려 보는 여섯 단계

한 번의 개선은 이렇게 돌릴 수 있습니다.

1. 고칠 틈을 찾습니다. 늦는 손놀림, 반복되는 실수, 기다리는 시간처럼 눈에 보이는 낭비부터 고릅니다.
2. 지금 일이 돌아가는 순서를 그대로 적습니다. 기억에 의존하지 않고, 실제로 일어나는 동작을 봅니다.
3. 더 나은 방법을 하나 정합니다. 한 번에 여러 가지를 바꾸면 무엇이 효과를 냈는지 알기 어렵습니다.
4. 그 방법을 짧은 기간 실행합니다.
5. 결과를 확인합니다. 시간이 줄었는지, 실수가 줄었는지, 옆 사람의 일이 더 불편해졌는지를 함께 봅니다.
6. 나아진 방법을 기준으로 남깁니다. 사람만 바뀌고 기준이 그대로면 다음 날은 예전 순서로 돌아갑니다.

마지막 단계가 빠지면 앞의 다섯은 그날의 수고로 남습니다. 기준이 바뀌면 다음 사람은 그 순서로 일을 시작합니다.

내일 아침에 손대 볼 자리는 작아도 됩니다. 매일 찾는 물건 하나, 또는 같은 실수가 반복되는 동작 하나를 고르면 됩니다. 고친 뒤 그 자리를 사진으로 남기거나 한 줄로 적어두면, 그 한 줄이 다음의 기준입니다.